Comment bien mettre en œuvre un projet culturel

Apanage Conseil
17 oct. 2024
3 min de lecture

En ce mois de janvier, il nous est difficile de penser à la saison estivale à venir. Cependant, cette période plus calme est néanmoins propice à la préparation de votre prochaine saison. Et si cette année vous tentiez de diversifier votre offre par un nouveau projet ?

Voici quelques conseils pour vous aider à préparer un événement culturel sans précipitation.

1 - La phase de réflexion :

Réfléchissez à ce que vous souhaitez organiser pour la saison estivale. Pour cela et dans un premier temps, vous devez réfléchir selon vos envies, vos besoins mais aussi selon vos moyens techniques et financiers.

Voici quelques idées d’activités et d’événements qui peuvent vous guider/inspirer dans vos réflexions :

Accueillir des artistes et organiser des spectacles, des concerts, des animations etc.
Organiser un festival culturel.
Organiser des reconstitutions historiques.
Organiser un escape game, jeux de piste ou autres jeux dans votre domaine.
Organiser des ateliers, conférences, stages ou expériences.
Proposer des activités bénévoles (jardinage, travaux).
Organiser des visites ponctuelles.

2 - La phase de pré-production :

Contactez les prestataires et demandez des devis.
Listez tout le matériel technique dont vous aurez besoin pour votre saison/événements.
Rapprochez vous des collectivités locales pour demander des subventions selon votre statut juridique. (Par exemple, une association de loi 1901 peut tout à fait demander des subventions à des collectivités.).
Faites des partenariats avec des entreprises/associations locales.
Pensez à votre stratégie de communication : création de flyers, affiches, vidéo, photographies, planning de publication sur les réseaux sociaux. Pour réfléchir à cela, pensez à bien analyser votre cible et ses habitudes.

3 - Le budget prévisionnel

Faites un point sur vos besoins techniques, matériels et financiers. Il est important d’avoir conscience de ce que vous avez ou non, afin d’évaluer le coût potentiel de votre saison.

Réalisez un budget prévisionnel de vos dépenses. Celui-ci doit toujours être équilibré. C’est-à-dire que vos charges doivent toujours être les mêmes que vos produits. L’objectif est d’être rentable, et non de perdre de l’argent !

Lorsque votre événement sera passé, vous pourrez faire le bilan réel de vos charges et dépenses. Si vous faites des bénéfices, vous pouvez décider de les réinjecter dans votre prochain projet. Vous pouvez aussi choisir de financer vos travaux d’entretien ou de restauration.

4 - Communication et préparation

Commencez à parler de votre événement sur les réseaux sociaux mais aussi auprès des offices de tourisme.
Phase de préparation/création selon l’événement ou la saison.

5 - Juste avant votre événement :

Anticipez au maximum les imprévus (et il y en a toujours). On peut particulièrement penser à l’arrivée de la pluie lors d’événements extérieurs.
Bien préparer l’accueil de vos artistes ou prestataires (conditions d’hébergement conclues à l’avance, mise à disposition des lieux d’intervention, normes de sécurité…).
Si vous accueillez des artistes, demandez leur de faire une répétition, particulièrement pour mettre au point la prestation et anticiper les problèmes techniques.
Vous êtes l’organisateur du projet : n’hésitez pas à briefer vos équipes pour que la prestation corresponde à ce que vous attendiez.
Réglez les derniers détails pour que le jour J, votre projet se déroule dans les meilleures conditions et tel que prévu !

L’organisation et l’anticipation sont les clefs d’une bonne mise en œuvre et du bon déroulement d’un projet culturel. Cela représente un travail conséquent mais passionnant. Vous aurez tout gagné en observant avec satisfaction les sourires de vos convives tout au long de votre événement !

Vous ne pensez pas avoir suffisamment d’expérience ou l’expertise nécessaire pour concrétiser vos projets ? Apanage Conseil vous accompagner dans toutes vos démarches ! Écrivez nous à contact@apanage-conseil.com pour co-construire votre projet.